Från och med 1 december kommer IFÖ Sanitär att lägga hanteringen av, till att börja med, ca 35 000 fakturor per år hos BGC.
Scanning Solution är en snabb, säker och effektiv process som helt enkelt omvandlar pappersinformation till elektronisk information. Vi skräddarsyr lösningen efter företagens behov och önskemål. I grunden ser flödet för leverantörsfakturor ut enligt följande:
- Postöppning. Företagets inkommande fakturor kommer till BGC. Vi sprättar kuverten och sorterar dem.
- Preparering. Vi sorterar ut felaktiga fakturor och tar bort nitar och dylikt.
- Scanning. Pappersfakturan scannas, dvs vi läser av innehållet och de begrepp som företaget valt att tolka.
- Tolkning. Överenskomna fält tolkas maskinellt. Här finns även möjlighet att validera fakturainformationen, t. ex. att kontrollera mot ett leverantörsregister för att säkerställa att det är en giltig leverantör eller dylikt.
- Verifiering. Våra operatörer går igenom samtliga fakturor noggrant och rättar eller kompletterar innehållet. Felaktiga fakturor och betalningspåminnelser tas bort och/eller skickas tillbaka till avsändaren. När fakturorna verifierats godkänner operatören Scanningen.
- Överföring. Tolkad fakturainformation förs över som textfil med tillhörande fakturabilder till företaget för vidare handläggning.
- Arkivering. Om så önskas kan vi arkivera de fysiska pappersfakturorna (upp till tio år) såväl som de elektroniska filerna med fakturorna. Försvunna fakturor kan därför alltid hittas och skickas till dig igen. Den elektroniska arkiveringen fungerar också som en extra back up.
Har du frågor om Scanning Solution så kontakta Malin Alpsten, malin.alpsten@bgc.se, tfn: 08-725 64 47.