Frågor och svar om Bankgiro Inbetalningar

BGC utvecklar inbetalningsprodukt
En bra inbetalningsprodukt ska skapa enkla rutiner i företagets kundreskontra. Redovisningen av utförda inbetalningar ska ge ett tydligt svar på frågan om kunderna betalat och vilka utestående fordringar i kundreskontran som kan prickas av som betalda. 
 
Bankgiro Inbetalningar passar både det mindre och det större företaget. Redovisningen är helt elektronisk och kan integreras med företagets affärssystem. Övergången till helt elektronisk redovisning är en förutsättning för att företaget ska kunna få redovisning snabbare och till en rimlig kostnad. Dessutom kan redovisning på fil användas i företagets affärssystem och därmed skapa enkla rutiner vid avstämning av kundreskontran. Redovisningen av inbetalningar är ofta en viktig del av företagets affärsprocesser. Den kan användas som underlag för t ex köp av andelar i fonder eller för leverans av varor. Enkelhet och effektivitet skapas genom en kombination av affärssystemet och kvalitén i redovisningen från Bankgirot. 
 
Med hjälp av det här dokumentet ska du som i första hand jobbar med att sälja Bankgirots tjänster få svar på frågor du kan få när du pratar om Bankgiro Inbetalningar med dina företagskunder. 
 
Övergripande frågor
 
Varför har BGC tagit fram den produkten Bankgiro Inbetalningar?
För att förenkla och förbättra vardagen för företag har BGC valt att slå samman funktionaliteterna som finns i dagens separata inbetalningsprodukter till en produkt med ett samlat filformat. Utgångspunkten har varit att skapa en produkt som fungerar såväl för mindre, nystartade som för större etablerade företag.

Vilka är fördelarna för kund med Bankgiro Inbetalningar?
All information redovisas elektroniskt i en fil och i ett format, ingen redovisning på papper behövs.

• Graden av automatisk avprickning kan ökas genom att mer information finns om varje betalning.
• Avibilder och annan information kan användas i avstämningsrutinen, i affärssystemet, genom tillvalet bildfil eller Insättningsuppgift via Internet. De gör att de betalningar som inte kan stämmas av per automatik, enklare kan hanteras i affärssystemet.  
• Istället för insättningsuppgift på papper skapas en insättningspost elektroniskt. I varje insättningspost redovisas valuta, belopp och ett unikt löpnummer per insättning. Därmed kan avstämningen av kontoredovisningen förenklas och ger möjlighet till automatisering. 

Företaget har möjlighet att välja att få redovisning dagligen eller flera gånger/ dag (efter varje kreditomgång). Ta reda på vad din bank erbjuder.

Passar Bankgiro Inbetalningar alla typer av kunder?
Produkten passar både för det mindre och det större företagets behov. I dess enklaste form använder företaget bara ett bankgironummer som betalningsadress för inbetalningar samt en enkel programvara som gör att informationen är lätt att läsa från skärmen eller skriva ut på en lista. Men produkten kan byggas på i olika steg. Elektronisk redovisning skapas från första dagen och gör att företaget omgående märker att man får kontroll på sina inbetalningar. OCR-kontroller,utökad blankettregistrering och bildfil är tillvalsfunktioner. 

Nya kunder

Vad behöver en ny kund för att komma igång med produkten Bankgiro Inbetalningar? 

• Avtal med banken om den nya inbetalningsprodukten Bankgiro Inbetalningar 
• Kommunikationslösning  
• System som kan hantera det samlade filformatet BgMax

Kontoredovisning från banken

Hur redovisas varje insättning?
Varje insättning redovisas som idag i kontoredovisningen. Varje insättning motsvarar ett avsnitt på filen.  

Redovisning från BGC
 
Hur redovisas inbetalningarna?
Varje inbetalning redovisas som en eller flera poster i filen. Betalningarna är sorterade i avsnitt som motsvara varje insättning på bankkontot. För varje insättning finns en särskild insättningspost. Därmed kan insättningsposten stämmas av med insättningen i kontoredovisningen. Insättningsposter skapas per valuta (SEK och EUR). Separata insättningsposter skapas även för t ex koncerninterna och internstatliga betalningar.

Finns det någon totalsumma på redovisningen?
Det finns ingen totalsumma för hela filen, men det finns en summa per insättning.

Kan man identifiera hur betalningen är gjord?
Ja, varje betalning får en kod beroende på hur betalningen är gjord – internetbetalningar, Leverantörsbetalningar eller blankettbetalningar. Detta innebär att man enkelt får statistik över kundens betalningssätt.
 
Tidplaner
 
Kan man få redovisningen oftare än en gång per dag? 
Ja, i Bankgiro Inbetalningar kan bankkunden avtala om att få redovisningen en gång om dagen eller per krediteringsomgång dvs. med samma frekvens som insättningar sker på bankkontot (för närvarande 3 ggr/dag i SEK resp EUR). Det är bara dessa två alternativ som erbjuds kunden. Det går därför inte i avtalet att variera så att kunden t.ex. får redovisningen per dag i normalfallet och per krediteringsomgång under månadsskiftet. 
 
För vilka kan det passa att välja redovisning flera gånger/dag?
Att få redovisning vid varje avveckling kan vara bra för t.ex. stora företag och fondkommissionärer, som är intresserade av att få kreditredovisning extra snabbt för användning i den egna verksamheten. 
 
Tidpunkter för redovisningen:
Redovisningen finns tillgänglig senast kl. 11.30, 14.00 samt 17.00 om företaget valt redovisning flera gånger/dag. Om företaget valt daglig redovisning så är den tillgänglig senast kl. 17.00. 
 
Kommer tidplanen att finnas kvar?
Nej, tidplanen försvinner och ersätts av valet daglig redovisning eller redovisning flera gånger/dag. 
 
Programvaror
 
Måste kunden göra omfattande förändringar i ekonomisystemsystemet för att kunna använda Bankgiro Inbetalningar? 
Det beror på kunden och det ekonomisystem kunden använder. De kunder som köpt sitt ekonomisystem ska vända sig till sin programleverantör och fråga efter en ny version av ekonomisystemet som klarar den nya tjänsten Bankgiro Inbetalningar. 

De kunder som istället har byggt sitt eget ekonomisystem (eller kundreskontra) måste själva eller med hjälp av konsulter göra anpassningar för att kunna ta emot det samlade filformatet. Förändringarna i ekonomisystemet kan göras relativt enkelt om kunden bara ska byta till fillayouten. För fillayouten, se www.bgc.se under fliken om våra tjänster/Inbetalningar/Bankgiro Inbetalningar.
 
Vilka programföretag bygger för det nya filformatet?
För att få mer information om vilka programvaruleverantörer som är klara, se Programtorget. 

Går det bra att använda BgCom? 
Det går bra att använda BgCom.
 
Kommer det att erbjudas någon arkivlösning? (Med tanke på att man inte får någon återredovisning på papper)
Nej, BGC erbjuder inte någon arkivlösning i Bankgiro Inbetalningar. Däremot kommer all redovisning att vara elektronisk och levereras i en fil vilket gör det möjligt för kunden att själv arkivera redovisningen elektroniskt istället för i dyrt pappersarkiv. 
 
Filer
 
Var hittar jag post och filbeskrivningen?
Post och fillayout.

Finns det någon testfunktion för Bankgiro Inbetalningar?
Den nya produkten kommer att kunna testas parallellt med de gamla produkterna i en speciell testmiljö (Provkörning). Testperioden kan pågå i 10 bankdagar.

Exempelfiler
Exempelfiler används av systemutvecklare som vill se hur en fil och bildfil kan se ut. Exempelfilerna innehåller redovisning av olika typer av betalningar. Exempelfiler.

Är namn, adress och organisationsnummer standard i filen?
Ja, BGC skickar alltid med dessa uppgifter om informationen finns med i betalningen från avsändaren eller i BGCs register. Är betalaren en enskild firma så kommer personnumret att skickas med eftersom det i detta läge räknas som ett organisationsnummer.

Vad är en bildfil?
Bildfilen är en separat fil som innehåller avibilder av alla blankettbetalningar (utom OCR-betalningar). Den är ett komplement till filen och används av företaget för att kunna se betalarens skrivna meddelande. Har företaget inte valt bildfil så kommer alla betalningar att redovisas i Insättningsuppgift via Internet. 

Bildfilen redovisas i TIFF-standard. Vad är TIFF-standard?
TIFF är ett filformat för att lagra bilder, i detta fall bilder av inbetalningsavier. TIFF är ett format som har stor spridning i IT-branschen och kan ofta hanteras av befintliga system. På Internet kan man hämta information om TIFF.

Finns det testfunktion för bildfil?
Företaget kommer även att kunna testa bildfilen i Provkörning för Bankgiro Inbetalningar. Exempelfil för bildfil. 
 
Produkten Bankgiro Inbetalningar
 
Vilka OCR-kontroller finns det att välja mellan?
 
OCR-referenskontroll (tillval), godkänner:
OCR 1 = mjuk kontrollnivå, ref.nr med checksiffra 
OCR 2 = hård kontrollnivå, ref.nr med checksiffra 
OCR 3 = hård kontrollnivå, ref.nr med checksiffra och variabel längdkontroll
OCR 4 = hård kontrollnivå, ref.nr med checksiffra och fast längdkontroll  
 
Konvertering av plusgirobetalningar (tillval bara om OCR-referenskontroller valts)  
  
Vad är utökad blankettregistrering?
BGC utför en extra kompletterande registrering av alla blankettbetalningar (girering-/inbetalningsavier) till bankgironumret. Den betalningsreferens som skrivits på inbetalningsavin registreras och redovisas tillsammans med alla andra betalningar. Detta innebär att redovisningen blir extra innehållsrik och därmed ökar förutsättningen för automatisk avprickning av kundreskontran.( Motsvarar Automatisk avprickning GI+)
 
Utökad blankettregistrering (tillval), letar efter:
OCR-referensnummer enligt avtal om OCR-referenskontroll (bara om  OCR-referenskontroll valts)
Annat referensbegrepp enligt avtal (1-3 längder) 
Annat referensbegrepp enligt avtal (inga kontroller). 
 
Övrigt
 
Vad kostar produkten Bankgiro Inbetalningar?
Den prissätts av respektive bank.

Var hittar jag avtalet för Bankgiro Inbetalningar?
I bankens ordinarie system för bankgiroavtalshantering.

Kommer man att kunna se ALLA betalningar i Insättningsuppgift via Internet?
Ja, för Bankgiro Inbetalningar så kommer man att kunna se alla betalningar.

Om företaget vill ha redovisning på papper finns det möjlighet att få det då?
Nej, möjlighet att få redovisning på papper finns inte i Bankgiro Inbetalningar.

Kommer Insättningsuppgift på papper (bg 140) att finnas kvar?
Inte för kunder som har Bankgiro Inbetalningar. Redovisning kommer att vara tillgänglig med hjälp av det samlade filformatet kombinerad med Insättningsuppgift via Internet  eller bildfil.