Bankgirots autogirotjänster är baserade på en överenskommelse, ett så kallat medgivande mellan dig och dina kunder. Det enda du behöver göra är att skicka en sammanställning av betalningsuppdragen till Bankgirot och det enda dina kunder behöver göra är att se till att det finns pengar på deras konton.
Medgivande
Medgivandet är betalarens avtal med ditt företag att du har rätt att genomföra debiteringar via Autogiro Privat från betalarens bankkonto.
Så här fungerar hanteringen av medgivanden på blankett:
- Ditt företag skickar ut medgivandeblanketter till dina kunder.
- Din kund (betalaren) fyller i blanketten, undertecknar den och returnerar den till ditt företag.
- Ditt företag registrerar medgivandet och sänder dessa uppgifter till Bankgirot via fil, eller i förekommande fall via blankett. Observera att du måste arkivera dina kunders medgivanden på ett säkert sätt enligt föreskrifterna i bokföringslagen. Viktigt: Varje betalare i Autogiro Privat måste ha ett unikt betalarnummer. Kontrollera noga att det nummer betalaren fyllt i är korrekt!
- Bankgirot för in uppgifterna om det nya medgivandet i Bankgirots medgivanderegister.
- Om betalare och bankkonto inte finns i medgivanderegistret kontrollerar Bankgirot att betalarens bank godkänner att bankkontot får debiteras i Autogiro.
- Ditt företag får en bekräftelse på det nya medgivandet på rapporten Medgivandeavisering som levereras på fil eller lista.
- Betalaren får en avisering av banken när medgivandet är godkänt av banken.
Så här fungerar Autogiro elektroniskt medgivande:
- Din kund registrerar ett nytt elektroniskt medgivande i sin Internetbank.
- Uppgifter om medgivandet vidarebefordras av Internetbanken via Bankgirot till ditt företag.
- Ditt företag tar emot uppgifter om nya elektroniska medgivanden på fil från Bankgirot. Filen kan läsas direkt in i ekonomisystemet för uppdatering av kundregistret. Om ditt företags ekonomisystem inte är förberett för att ta emot Autogiro elektroniskt medgivande på fil, kan Bankgirot lämna denna information på lista.
- Ditt företag kontrollerar att uppgifterna i det elektroniska medgivandet stämmer. Skulle det betalarnummer som din kund angivit inte stämma, kan ditt företag korrigera betalarnumret. Ditt företag skickar sedan ett godkännande till Bankgirot. Det finns också möjlighet att korrigera eller avvisa medgivandet.
- Bankgirot sänder ett meddelande till din kunds Internetbank där kunden kan se om medgivandet har godkänts eller avvisats (i vissa banker aviseras kunden via post).
Betalning
Betalningsunderlaget är den fil som ditt företag sänder till Bankgirot. I betalningsunderlaget anger du vilken kund som ska betala, vilket datum en betalning ska genomföras och vilket belopp som ska debiteras.
Så här fungerat hanteringen av betalningar:
- Du kan skicka samma fakturor till dina autogirokunder som dina övriga kunder. Det bör tydligt framgå att betalningen kommer att ske via Autogiro.
- I samband med att ditt företag fakturerar gör du en sammanställning av betalningsuppdragen som du sänder i en fil till Bankgirot, senast kl 17.00 bankdagen före den första betalningsdagen.
- På betalningsdagen kontrollerar din kunds bank att tillräcklig behållning finns på kundens bankkonto.
- Om tillräckligt med pengar finns på betalarens bankkonto, sätts pengarna in på ditt företags bankkonto och ditt företag får redovisning av inbetalningar från Bankgirot
- Din kund får redovisning av utförda utbetalningar via sitt kontobesked.