|
Klicka på bilden för att se ett exempel på en rätt utformad faktura.
|
Markera viktiga uppgifter
Rama gärna in de uppgifter som är viktiga på fakturan; det underlättar för betalaren att ange rätt identifikation vid betalningen - det vill säga de uppgifter du vill ha tillbaka för att kunna matcha och pricka av fakturan. Vi rekommenderar att du markerar fakturanumret på ett särskilt kraftigt och iögonfallande sätt (se exempel). Detta har blivit allt viktigare i och med att antalet betalningar via bankernas Internettjänster ökat.
Råd och anvisningar
Referensbegreppet är nyckeln till att kunna identifiera betalningen och pricka av den i kundreskontran, vars programvara ska matcha betalningen. Detta referensbegrepp kallas även referensnummer eller fakturanummer. BGC har utarbetat råd och anvisningar för utformning och placering av referensnummer/fakturanummer.
Fakturanummer
Ange fakturanumret som referensnummer på inbetalningsavin
Om du bifogar en förtryckt inbetalningsavi med fakturan (oavsett om detta är en OCR-avi eller en "vanlig" inbetalningsavi), bör referensnumret på avin vara detsamma som fakturanumret. Om du använder olika begrepp, finns risken att betalaren väljer att registrera det "felaktiga", vilket får till följd att det i vissa fall inte blir möjligt att matcha och pricka av fakturan automatiskt.
Ange fakturanumret tydligt!
Placera alltid fakturanummer eller referensnummer i fakturans övre högra hörn och markera tydligt att detta är det begrepp din kund ska använda vid betalning (se exempel). Om du använder Inbetalningsservice OCR, ska referensbegreppet tryckas i kodraden på avin. Om din kund utför sin betalning via sin banks Internettjänst eller via Leverantörsbetalningar är det ju detta begrepp du vill att kunden ska registrera. Instruera även dina kunder att om de skriver ut egna inbetalningsavier så ska de ange fakturanumret längst upp till vänster i meddelandefältet på sin avi. Detta för att öka möjligheterna för Bankgirot att "hitta" fakturanumret på avin.
Använd korta fakturanummer
Ju färre siffror du använder i ditt fakturanummer desto mindre risk för att din kund registrerar fakturanumret fel. Vissa betalare använder sig av programvaror som inte kan hantera fakturanummer med mer än nio siffror. Om ditt fakturanummer är längre, blir det avkortat, med konsekvensen att ditt sökprogram kanske inte hittar det vid matchningen mot kundreskontran.
Inled inte fakturanumret med nollor
Det har visat sig svårt att förutsäga hur betalare hanterar inledande nollor i fakturanummer; en del kunder registrerar dessa, andra inte. Det innebär att fakturanumret får en annan längd än den ursprungliga, vilket innebär att sökprogrammen för matchning mot kundreskontran inte kan hitta fakturanumret.
Använd inte streck eller blanktecken i fakturanumret
Av samma anledning som du inte bör ha inledande nollor i ditt fakturanummer, bör det inte heller innehålla bindestreck eller blanktecken.
Använd checksiffra i fakturanumret
En checksiffra enligt 10-modul (liknande den sista siffran i t ex personnummer) används för att underlätta upptäckt av exempelvis felregistrering. Om ditt system kan hantera det, använd gärna en checksiffra i fakturanumret. Det innebär bättre matchningsresultat eftersom fakturanumret kan kontrolleras genom hela betalningskedjan. Observera att i Inbetalningsservice OCR är en checksiffra i faktura-/referensnumret obligatoriskt.
Övrigt
Om betalaren använder egna inbetalningsavier
Om du väljer att inte bifoga en inbetalningsavi till din faktura eller om betalaren av andra skäl väljer att skriva ut en egen inbetalningsavi, är det viktigt att du ger honom anvisning om att fakturanumret ska skrivas längst uppe till vänster i meddelandefältet på inbetalningsavin.
Använd OCR-avi utan ifyllda belopp vid behov
Vissa betalare behöver betala ett annat belopp än det som faktureraren fyllt i på den utskickade OCR-avin. Då använder betalaren i stället i en annan betalningsavi där han själv kan skriva i beloppet. Fakturera dessa betalare med OCR-avier utan ifyllt belopp, så blir betalningarna redovisade i OCR-filen.
Fakturera tillräckligt ofta
Om fakturering sker med för stort intervall, finns en risk att betalaren tappar bort den utskickade OCR-avin. Hittar betalaren inte avin vid betalningstillfället använder han eller hon andra betalningsavier och betalningen blir inte redovisad i OCR-filen.
Inramningen av fakturanummer på det sätt som visas på bilden är fastställd av SIS (Standardiseringen i Sverige) i den nya standarden för svenska fakturor.
Inramningen samt i standarden angivna anvisningar för utformning av fakturanummer är framtagna i samarbete mellan BGC och PlusGirot inom Allmänna Standardiseringsgruppen - handläggande organ inom SIS. Standarddokumentets namn är
SS 61 41 14 Handelsdokument - Blankett för anbudsförfrågan, anbud, beställning och faktura med och utan inbetalningskort.
Besök SIS hemsida www.sis.se.